Uusi Vuosi ja uudet Caitsut

Vuosi 2025 oli ensimmäinen Kuopio Pelaa – tapahtumalle. On hyvä avata kaikille, mitä se piti sisällään, ja miten järjestäjien näkemyksestä kaikki meni. Samalla toivottavasta avautuu, mitä tällaisen tapahtuman järjestäminen pitää sisällään. Kiitokset myös kaikille, ketkä annoitte kävijäpalautetta. Saimme paljon hyviä kehitysehdotuksia ja osaan näistä vastaan tämän tekstin aikana.

Mistä kaikki lähti, ja miten selvisimme tapahtumapäivään asti hengissä?

Kaiken taustalla ovat allekirjoittaneen ja Pelihuone Game Overin yrittäjän Paolo Carrassin 2023 kanssa käydyt keskustelut siitä, miten hienoa olisi, että Kuopioon saataisiin jonkinlainen pelitapahtuma, joka ei olisi LAN, vaan tapahtuma, joka toisi monipuolisesti pelikulttuuriohjelmaa tänne. Tämä ajatus sai muhia vuoden 2024 kesään, jolloin aloin keräämään porukkaa kasaan, jotta saimme perustettua Savon Pelikilta ry -yhdistyksen hallinnoimaan tapahtuman järjestämistä. Yhdistys tarvitaan tällaisen taustalle, jotta pystyimme tekemään sopimuksia, avaamaan pankkitilit jne.

Kuten tapahtuman avajaisissa listasin, niin koko tapahtuman periaatteina olivat:

1. Tapahtuma on harrastajilta harrastajille tehty ja tarjoaa siinä samalla myös kokemuksia ei-harrastajille. Tämä tarjoaa perustan, jossa ytimenä on itse harrastus ja kulttuuri, eikä liiketoiminta tai julkinen palvelu.
2. Toimintaa tehdään harrastajalähtöisesti, mutta asenteen pitää olla ammattimainen. Jatkuva kehittäminen, “ammattiylpeys” ja ettei asioita tehdä vasemmalla kädellä.
3. Ytimenä on pelikulttuuri ja sen rikkaus. Haluamme tuoda esille sen kaiken mitä pelaamisen ympärillä myös on. Oli se sitten grafiikka, musiikki, pelikehitys jne. Tämä myös tuo pelikulttuuria lähemmäksi myös heitä, jotka eivät pelaamista aktiivisesti harrasta. Pelikulttuurin päälle on myös mahdollista rakentaa kaikkea siistiä juttua.
4. Myös järjestäjillä saa olla hauskaa. Me järjestäjät olemme kuitenkin myös harrastajia. Uskon, että kun meillä on hauskaa, niin se myös heijastuu tapahtumaan ja sitä kautta myös kävijöiden kokemukseen. 

Tapahtumapaikan löytyminen ja varaaminen sekä yhdistyksen rekisteröiminen saatiin aikaiseksi lokakuussa 2024. Tämän jälkeen aloitimme omissa verkostoissamme etsimään coniteaan, eli järjestäjätiimin, jäseniä. Noin puolet saimmekin kasaan tammikuussa ja pääsimme aloittamaan tapahtuman graafisen ulkoasun luomisen.

Meistä johtumattomista syistä, pääsimme kuitenkin julkistamaan tapahtuman virallisesti vasta toukokuun alussa. Tällöin avasimme heti conitean täydennyshaun, jota kautta löysimme porukkaan lisää henkilöitä ja pystyimme aloittamaan myös ohjelma- ja sponsorihaun. Haasteeksi syntyi, että uutena tapahtumana erityisesti myyjien saaminen mukana oli vaikeaa, koska monilla oli jo syksy suunniteltu ja näin nopealla aikataululla Kuopioon tulo ei ollut mahdollista. Toki taustalla oli myös varmasti ajatus katsella, että onnistuuko tapahtuman järjestäminen meiltä.

Tässä kohdin huomiona, että toukokuussa meillä oli aikaa 5kk tapahtumaan, mutta onneksi coniteaan oli tullut mukaan kokeneita tapahtumajärjestäjiä. Heinäkuussa pääsimme aloittamaan lipunmyynnin, joka ei tietenkään lomakuukautena vielä hirveästi lähtenyt nousuun. Lipunmyynnin trendi noudatteli koronan jälkeistä trendiä, jossa liput hankitaan lähempänä tapahtumaa. Tämä tietenkin aiheutti uudelle tapahtumalle haasteita, koska aloitimme 0 € tilillä ja emmekä osanneet vielä arvioida mikä tulee olemaan kokonaislipunmyynti, eli paljonko meillä on rahaa käytössä. Kovasti tappiollinen vuosi olisi suurella todennäköisyydellä johtanut siihen, ettei meillä olisi ollut mahdollista järjestää tapahtumalle jatkoa.  

Halusimme olla avoimia ja kerroimme syyskuussa sosiaalisessa mediassa ja Discord-palvelimellamme, että lipunmyynti ei ollut sillä tasolla, että voisimme taloudellisesti selvitä tapahtuman kuluista. Tästä syntyneen pienen buustin ja tapahtumaa tukeneiden yrityskumppaneiden avulla saimme riskiä minimoitua ja päätimme järjestää tapahtuman, vaikka olimme siinä vaiheessa yhä miinuksella. Lopulta kuitenkin kävi kuten trendi oli, että lipunmyynti vilkastui muutama viikko ennen tapahtumaa. Lopulta noin kolmannes lipuista myytiin kahden viimeisen viikon aikana.

Pääsimme rakentamaan tapahtumapaikkaa Lumitille tapahtumaviikonlopun perjantaina. Kyseinen tila oli ensimmäistä kertaa tällä tapaa käytössä ja opimme paljon matkan varrella. Iso kiitos asioiden järjestymisestä kuuluu myös Lumitin AV-mestari Heikki Leppäjärvelle. Tämä vuosi antoi myös hyvää ymmärrystä tulevaa varten, että mitä tiloilla kannattaa tehdä ja mitä ei. Esim. palautteessa ollut kommentti kuulutusjärjestelmästä oli sellainen, jonka tiedostimme jo ennen tapahtumaa, mutta emme voineet kyseistä järjestelmää käyttää vielä tänä vuonna koulun asettamista rajoituksista johtuen. Lukion kanssa käytyjen keskustelujen perusteella kuulutusjärjestelmän hyödyntäminen pitäisi tulevaisuudessa olla mahdollista.

Mitenkäs se sitten lopulta meni?

Tapahtumaviikonloppu meni järjestelyjen yms. suhteen hyvin, vaikka matkan varrella muutama vapaaehtoinen joutui perumaan tulonsa, eli teimme asiat arvioitua pienemmällä porukalla. Siitä iso kiitos kaikille mukana olleille. Kiitos myös siitä, että heiltä löytyi joustoa, asennetta ja tekemisen tahtoa.

Ohjelmapuolella tuli kaksi peruuntumista viimeisellä viikolla henkilökohtaisten syiden takia, ja se kuuluu elämään. Valitettavasti viime hetken perumisten tilalle ei aina löydetä uutta ohjelmaa. Ja tällä kertaa  ohjelman vetäjiä ei ollut jonossa odottamassa paikkaamaan. Ohjelmahakuun hakeneista 95 % hyväksyttiin osaksi tapahtumaa ja loppu 5% joko perui itse tulonsa ennen ohjelmakartan julkistamista tai eivät sopineet tapahtuman teemaan. Itse sanoisin, että suhteessa tapahtuman kokoon ja resursseihin, ohjelman määrä ei jäänyt toiseksi verratessa moneen muuhun isompaan tapahtumaan. Monet kyselyt tubettajien, tunnettujen julkkisten yms. saamiseksi ovat hyviä, mutta tarkoittaisivat tuhansien tai kymmenien tuhansien eurojen lisärahaa, jos haluamme heidät tapahtumaan. Tämä on kuitenkin asia, joka siintää tulevaisuudessa, kun saamme tapahtumaa kasvatettua ja sitä kautta lisärahoitusta. Tietojeni mukaan ohjelmanumeroista ehkä suosituin oli Sakarin villapaitapeliä koskenut luento, koska luokkatilaan ei mahtunut enää enempää ihmisiä. 

Jälkikäteen katsottuna monia asioita olisi voinut tehdä eri tavalla, jos olisimme päässeet aloittamaan aikaisemmin tai meillä olisi ollut enemmän rahaa. Mutta kokonaisuutena arvioisin, että saimme järjestettyä hyvän ensimmäisen tapahtuman, joka mahdollistaa myös tapahtuman jatkumisen tuleville vuosille ja tapahtuman kestävän kehittämisen. 

Saamamme kävijäpalautteen perusteella myös te kävijät koitte tapahtuman onnistuneeksi. Keskimääräinen arvosana tapahtumalle oli 4/5. Toki parannettavaa monella osa-alueella on, mutta sellainen palaute on aina tervetullutta, jotta voimme kehittää tapahtumastamme aina vain parempaa.

Kävijöitä tapahtumassa oli lopulta yli viisisataa, joka jäi kävijä minimitavoitteen alle, mutta kun kyseessä on uusi tapahtuma niin pitää olla onnellinen, että näinkin moni löysi meidät. Tapahtuman markkinointi onkin aina haasteellista. Vaikka jaoimme julisteita ympäri aluetta, käytimme rahaa some-markkinointiin, olimme esillä printti-, TV- ja radioviestinnässä sekä kävimme kiertämässä jokusen alueen tapahtuman niin 50% kävijöistä oli kuullut tapahtumasta muilta ihmisiltä. Eli kuten monesti, puskaradio kuuluu aina parhaiten ja siksi toivonkin, että muistaisimme aina kertoa tästä tapahtumasta tutuille.  

Mitäs tällainen tapahtuma sitten kustantaa? Kokonaisbudjetiksi muodostui lopulta kulujen osalta noin 18 000€. Koska lipunmyynti keskittyi lähemmäksi tapahtumaviikonloppua, niin nipistimme monista asioista ja saimme pidettyä tapahtuman kulupuolen hyvin kurissa. Summaltaan tuo vastaa esim. n. 10% Kotae Expo 2025:n budjettia. 

Kulut jakautuvat suhteessa seuraavanlaisesti:

Tilat 28,9% Mm. tilavuokra ja sen siivouskulut.

Ohjelma 18,6% Mm. Pauli Matalamäen palkkio, materiaalikuluja, kutsuvieraiden matkakuluja.

Painatukset 13,9% Mm. ohjelmalehti, rannekkeet, badget, julisteet ja VIP-lipun ostaneiden paidat.

Markkinointi 3,3% Somemarkkinointia.

Tekniikka ja ohjelmistot 0,4% Mm. nettisivu palvelimen kulut.

Luvat ja lakisääteiset: 21,8% Järjestyksenvalvonta, Teosto-maksut, vakuutukset, ensiapupiste jne.

Muut kulut 10,6% Green Roomin tarjoilut vapaaehtoisille, pienhankinnat, jne.

Tulopuoli taas:

Lipunmyynti 51,3% Biletin ennakkomyynti ja ovelta tapahtunut.

Mainosmyynti 10,7% Esim. ohjelmalehdessä olleet mainokset.

Myyjien pöytäpaikat 2,4% Myyntipaikkojen vuokrat.

Avustukset 19% Kuopion kaupungin avustus.

Lahjoitukset 9,5% OP:n lahjoitus.

Muut tulot 4,2% Mm. tarrojen myynti ja conitealaisten ostamat paidat.

Eli kuten huomaamme niin suurimmat kuluerät ovat kiinteitä ja pakollisia, kuten tilavuokrat tai järjestyksenvalvonta.Tulopuolella taasen lipunmyynti on suurin ja keskeisin tulonlähde. Tämän takia sen ajallinen toteutuminen vaikutti paljolti myös siihen millaisia investointeja pystyimme näin ekana vuonna tekemään. Lipunmyynnin painottuminen lähelle tapahtumaviikonloppua johtikin parin tonnin ylijäämään, joka onneksi voidaan käyttää vuoden 2026 tapahtuman kehittämiseen. 

Miltä vuosi 2026 näyttää Kuopio Pelaan osalta?

Vanhasta on hyviä oppia, mutta tärkeintä on aina katsoa eteenpäin ja suuntana on lokakuu ja Kuopio Pelaa 2026. Tätä kirjoittaessani olemme saaneet conitean täydennyshaun maaliin ja pääsemme aloittamaan tapahtuman konkreettisen toteuttamisen reilun kahdenkymmenen innostuneen ja osaavan vastaavan kanssa. 

Loimme uusia vastuurooleja saamamme kävijäpalautteen perusteella, jotta voimme parantaa tapahtumaa ja siitä syntyvää kokemusta. Esimerkiksi tapahtuman tilailmettä ja opasteita varten meillä on jatkossa erikseen nimetty vastuuhenkilö. 

Pääsemme lisäksi aloittamaan tapahtumasuunnittelun n. 6kk aikaisemmin kuin vuonna 2025 ja tiedämme jo miten tapahtumapaikka Lumit toimii. Pohjat, joilla kehittämme tapahtumaamme yhdessä teidän kävijöiden, ohjelmanvetäjien, myyjien ja yhteistyökumppaneiden kanssa, on siis entistä paremmat.

Tavoittelemme vuonna 2026 vähintää 750 kävijää, suurempaa joukkoa myyjiä, uusia hienoja ohjelmanumeroita ja vähintään yhtä hyvää fiilistä kuin vuonna 2025. Tavoitteenamme on yhä luoda tästä jokavuotinen tapahtuma Kuopioon, jota kehitetään ja kasvatetaan yhdessä teidän kaikkien kanssa. Parhaimmillaan haluaisin nähdä tapahtuman alueen ja muun Suomen pelikulttuurista kiinnostuneiden harrastajien sekä kulttuurista kiinnostuneiden yhteentuovana tapahtumana. Me harrastajat olemme kuitenkin se voimavara, joka ylläpitää, kehittää ja monipuolistaa tätä yhteistä rakasta harrastustamme. Jatketaan yhdessä tätä linjaa.

Jouni “Tzibu” Holopainen
puheenjohtaja / pääjärjestäjä

Savon Pelikilta ry / Kuopio Pelaa